Usaha Dana Pramuka (4) : Model Penganggaran Keuangan Kegiatan Pramuka

Pengantar

Model penganggaran merupakan sebuah model perencanaan keuangan yang berisi rencana pendapatan (pemasukan) dan rencana penggunaan (pengeluaran) uang suatau kegiatan. Anggaran merupakan salah satu faktor penting sukses tidaknya sebuah acara kegiatan kepramukaan. Oleh sebab itu anggaran atau pengelolaan keuangan kegiatan mesti dikelola (direncanakan dan digunakan) secara baik, akuntable (bisa dipertanggungjawabkan), transparan (terbuka), jujur dan efektif.

Sejauh ini model atau pola penganggaran dapat dibedakan menjadi 3 :

1. Model anggaran negara (APBN/APBD), disusun berbasis kinerja oleh sebab itu program yang disusun harus terealisasi dan anggaran yang direncanakan harus habis digunakan (tingkat serapan tinggi), kerana dengan serapan tinggi itu masyarakat diharapkan dapat merasakan dampak positifnya seperti meningkatan kualitas  pelayanan pemerintah,  infrastruktur Negara yang makin banyak, berkualitas  dan lengkap, pertumbuhan ekonomi yang makin baik, dsb. Singkatnya semangat mengelola Anggaran Negara (APBN/APBD) adalah kemampuan menghabiskan/menyarap anggaran.
2. Model anggaran perusahaan atau lembaga profit, disusun berbasis program dan dilaksanakan secara efisien  dengan orientasi menghasilkan keuntungan. Uang yang keluar (pengeluaran) harus mampu menghasilkan pemasukan (uang yang masuk) sebesar-besarnya. Singkatnya, semangat mengelola anggaran perusahaan/lembaga profit adalah menghasilkan untung sebesar-besarnya untuk memperbesar dan memperluas usaha, meningkatkan kesejahteraan karyawan dan orang terkait serta meningkatkan kekayaan pemilik.
3. Model anggaran lembaga non profit  atau penggaran organisasi nirlaba seperti Gerakan Praamuka. Anggaran disusun berbasis tujuan. Anggaran direncanakan dan digunakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, bukan untuk mencari untung sebesar-besarnya. Pemilihan dan pelaksanaan program didasarkan pada yang memiliki manfaat besar dengan biaya yang kecil atau biaya yang tersedia. Singkatnya, semangat mengelola anggaran lembaga non profit seperti Gerakan Pramuka adalah menggunakan uang yang terbatas (sedikit)  untuk melaksanakan kegiatan sebanyak-banyaknya demi tercapainya tujuan pembinaan pesrta didik.

Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran

• SPPA (Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran) atau PPBS (Programme Planning & Budgeting System) merupakan salah satu model penganggaran yang bebererapa waktu lalu digunakan oleh Gerakan Pramuka. Model ini cukup tepat untuk mengatasi “keterbatasan dana” dibanding dengan jumlah kegiatan yang akan dilaksanakan. 
• Salah satu keunggulan SPPA adalah adanya  analisis secara sistematis atas berbagai alternatif pelaksanaan program, yang meliputi: (a) identifikasi tujuan, (b) identifikasi secara sistematik alternatif jenis kegiatan  untuk mencapai tujuan, (c) estimasi biaya total dari masing-masing alternatif kegiatan, (d) estimasi manfaat (hasil) yang ingin diperoleh dari masing-masing alternatif program. 
• Misalnya : Sebuah ambalan merencanakan studi wisata ke Bali dengan tujuan mengenal obyek wisata budaya, studi banding dengan ambalan setempat, dan meningkatkan cinta tanah air. Maka disusunlah program kunjungan seperti transportasi apa yang digunakan, berapa hari di Bali, menginap di mana, konsumsiny apa, dsb. Dari program itu disusunlah alternative anggaran, anggaran akan besar jika misalnya transportasi menggunakan pesawat, menginap di hotel, transport local dengan bis AC, konsumsi di warung padang dsb. Namun disisi lain anggaran akan makin kecil kalau transportnya pakai bus atau kereta ekonomi, menginap di sanggar ambalan tujuan, transport dari satu lokasi wisata ke lokasi lain naik angkutan umum atau jalan kaki, makan secukupnya, dsb. Dari dua model penganggaran itu, tujuan program dapat sama-sama tercapai. Yang membedakan hanya tingkat “kenyamanan”. Kenyamanan bisa dikurangi karena bukan faktor utama mencapai tujuan.

Model Perencanaan Biaya Kegiatan Pramuka

Dari model penyusunan anggaran berbasis SPPA seperti di atas, tampak bahwa anggaran biaya bukan merupakan “unsur supporting” atau pendukung suatu acara tetapi merupakan “unsur pokok” yang menjadi salah satu pertimbangan dalam penyusunan kegiatan. Intinya, kegiatan yang sudah direncanakan tidak boleh tidak terlaksana hanya karena keterbatasan biaya. Justru dengan keterbatasan dana dan biaya  itu perlu dicari alternatif-alternatif jalan keluar agar kegiatan tetap terlaksana dan tujuan kegiatan tercapai secara optimal.

Tahapan Penyusunan Biaya :

1. Menetapkan Index
Index adalah cara menetapkan besaran  biaya per individu untuk mengikuti sebuah kegiatan tertentu. Misalnya sebuah Kwaran akan menyelenggarakan Raimuna Ranting ditetapkan bahwa jumlah peserta 1.000 dengan index biaya perpeserta  Rp. 200.000. Maka total biaya yang dibutuhkan untuk Raimna Ranting tersebut adalah sebesar Rp. 200.000.000. Index biaya bukan merupakan ukuran iuran perpeserta karena biaya index akan ditanggung oleh beragam pendapatan lain seperti : iuan peserta, sumbangan Ka Kwaran, Donatur, Sponsorship, dll. Cara menetapkan index berdasar faktor : tujuan apa yang ingin dicapai, jenis kegiatan apa yang wajib dilaksanakan, sarana prasarana pokok apa yang wajib disediakan, lokasi dan lama kegiatan, peluag dan dukungan potensi dana yang bisa diraih, dsb.

2. Menetapkan Jenis Satuan Biaya

Menetapkan jenis satuan biaya merupakan salah satu pintu sukses mengelola anggaran  dan penyelenggaraan kegiatan kepramukaan. Semakin tepat dan rinci menetapkan satuan biaya maka akan semakin tepat pula dalam mengelola anggaran biaya kegiatan.  Contoh satuan biaya kegiatan pramuka paling tidak meliputi :

• Satuan biaya administrasu kesekretariatan
• Satuan biaya humas dan prokokoler
• Satuan biaya transportasi dan komunikasi
• Satuan biaya kegiatan dan penataan tapak prkemahan
• Satuan biaya perlengkapan dan sarana prasana perkemahan
• Satuan biaya keamanan, kebersihan dan kesehatan
• Satuan biaya pameran dan pasar Rakyat
• Satuan biaya evaluasi dan  pelaporan, dll.

Masing-masing satuan biaya tersebut dirinci lebih lanjut ke dalam sub-sub rencana satuan biaya, contoh rincian satuan biaya kegiatan:

3. Menetapkan Besaran Satuan Biaya
Langkah ini sangat penting agar biaya bisa direncanakan secara tepat baik dari aspek jumlah, harga, maupun volumenya. Menyusun secara detail dan tepat satuan biaya akan menghilangkan aspek pemborosan dan juga biaya yang alokasinya tidak tepat. Contoh besaran satuan biaya.

4. Total Biaya

Setelah semua satuan biaya dan besaran harga ditetapkan maka dijumlah secara total sehingga menjadi “rencana anggaran”. Rencana anggaran disusun secara bersama-sama oleh seluruh panitia inti (waka, kabid, kasi) di bawah pimpinan bendahara. Total rencana biaya tidak boleh lebih besar dari index yang ditetapkan. Jika terlalu besar atau terlalu kecil maka harus dihitung ulang.

Metode Penetapan Anggaran Biaya

1. Evaluasi Biaya
Evaluasi anggaran dilaksanakan oleh Pimpinan Panitia bersama seluruh panitia inti. Evaluasi difokuskan apakah anggaran yang disusun sudah sesuai index, apakah alokasi anggaran sudah proporsional (jangan sampai biaya administrasi lebih besar dari biaya kegiatan, misalnya), apakah satuan biaya sudah sesuai atau belum, dsb.

2. Penetapan Anggaran

Setelah biaya ditetapkan maka Pimpinan Panitia akan membandingkannya dengan pendapatan, jika dianggap sudah sesuai maka rencana biaya dan rencana pengeluaran itu ditetapkan menjadi “Anggaran Belanja dan Pemasukan Kegiatan”. Dokumen ini sebaiknya di SK kan secara khusus oleh Pimpinan Kwartir atau Kamabigus sehingga dapat dijadikan pedoman semua pihak. Contoh "Anggaran Belanja dan Pemasukan Kegiatan Pramuka".

3. Realisasi dan Pengendalian

Realiasi dan pengendalian anggaran tetap menjadi tugas bendahara, sebaiknya juga disusun SOP (standar operating procedure) pencairan, penggunaan dan pelaporan penggunaan biaya. Misalnya, seksi kegiatan yang memperoleh alokasi dana Rp. 10.000.000 tidak berarti semua dicairkan di awal dan diserahkan kepada seksi kegiatan. Tetap saja seksi kegiatan mencairkan secara bertahap sesuai kebutuhan. Bendahara bisa mengendalikan dengan cara dana berikutnya tidak akan dicairkan kalau dana yang sudah dipakai belum ada laporan penggunaan disertai bukti.

4. Pelaporan dan Pertanggungjawaban
Di akhir kegiatan di bawah pimpina bendahara, semua panitia pengguna anggaran diwajibkan melaporkan penggunaan anggaran disertai bukti-bukti yang sah. Laporan ini disusun menjadi satu kesatuan oleh bendahara menjadi “Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Penyelenggaraan Kegiatan Pramuka”.

Menetapkan Target Pendapatan dari Sponsor
Lihat halaman berikutnya ...

Lihat entry/topik terkait :

• Usaha Dana (1) : Jenis Sponsorship Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (2) : Tahapan Kerja Tim Sponsorship Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (3) : Tata Kerja Organisasi Tim Sponsorship Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (4) : Model Penganggaran  Keuangan Kegiatan Pramuka 
• Usaha Dana (5) : Teknik Penetapan Target Sponsor Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (6) : Perencanaan Kegiatan Sponsorship Kegiatan Pramuka 
• Usaha Dana (7) : Pemaketan Harga/Biaya  Sponsorship Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (8) : Teknik Menyusun Proposal Sponsorship Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (9) : Teknik Distribusi, Negosiasi, Deal dengan Mitra Sponsor Kegiatan Pramuka
• Usaha Dana (10) : Teknik Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Sponsor Kegiatan Pramuka

Penulis :

Anis Ilahi Wh  (Ketua DKD Kwarda DIY  1987 - 1991) diramu dari berbagai sumber.